Comment organiser un evenement culturel local ?

Les petites communautés rurales et périurbaines sont souvent les oubliés des tournées et des événements culturels. C’est souvent la cause un manque de structures disponibles empêchant les artistes de considérer ces destinations, dans lesquelles se trouve pourtant un public en forte demande. C’est pourquoi de nombreux collectif et associations locales se lancent dans cette aventure afin de redynamiser et de vivifier l’offre culturelle et de divertissement de leurs localités. C’est aussi un excellent moyen pour augmenter l’attractivité du lieu, tant les visiteurs, touristes et nouveaux habitants, tout en entretenant le lien social et l’entraide locale. Bien qu’exaltant et passionnant à mettre en place, ce genre de projets ne s’improvisent pas. Tour d’horizon des bases fondamentales pour réussir l’organisation d’un festival, et lui faire rencontrer son public et le succès.

Évaluer et anticiper les besoins.

Avant de vous adresser à un Fournisseur de matériel événementiel afin de vous approvisionner pour le grand jour, il est important d’évaluer au plus juste les structures dont vous aurez besoin. En effet, si vous sous-estimez ceux ci, et que l’affluence du public est plus importante que prévu, vous serez obligé de refuser l’entrée à des visiteurs pour des raisons de sécurité. Il faudra faire le recensement de toutes les personnes faisant partie de l’organisation en incluant les prestataires qui seraient amené à intervenir sur le site des festivités, mais aussi les artistes et leur entourage éventuel. Cela afin de déterminer leurs besoins spécifiques en intendance, à, commencer par une installation sanitaire dédiée afin qu’ils puissent rester opérationnels et en bonne condition durant toute la durée de l’événement. Il faudra aussi prendre en compte les éventuels besoins en restauration et collation, mais aussi le logement et les éventuels transports.

Cette première étape vous permettra déjà d’établir une part importante sur votre budget et déterminera une partie de l’ossature organisationnelle du site. Attention, si vous faites appel à des artistes, ils ont souvent des demandes bien spécifiques concernant l’aménagement de la loge, le transport et l’approvisionnement des buffets backstage. Prenez bien soin de vous en enquérir auprès d’eux en amont, car cela nécessitera peut-être des ajustements ou des dépassements de budgets imprévus.

Procédez ensuite de même dans l’évaluation des besoins du public, en suivant les mêmes étapes. En fonction du nombre de visiteurs attendus, mais aussi de ses spécificités éventuelles qui déterminent les gouts, habitudes de consommation, mais aussi son pouvoir d’achat. En somme essayer d’affiner au maximum le profil sociologique et économique des hôtes que vous comptez accueillir, age catégorie socioprofessionnelle, origine géographique (pour déterminer des logements éventuels ou une signalétique en plusieurs langues), etc. Cela vous permettra de coller au plus près de leurs besoins spécifiques et ainsi de maximiser votre succès et la rentabilité de votre projet. Vous pourrez ainsi évaluer le stock de boissons et de nourriture qui seront nécessaires, les éventuels stands qui pourraient avoir du succès. Dans le cas d’un public familial par exemple on prévoira des animations, services de garde ou de crèche, pour attirer les parents et augmenter leur temps de consommation. Si vous proposez un camping, n’oubliez pas de penser à prévoir balisages, clôture et installations sanitaires et de sécurité dédiée.

Une fois toutes ces informations compilées et hiérarchisées, vous pourrez constituer un plan de toutes les installations nécessaires. En résumé celles qui concernent les capacités de sécurité, d’accueil et de balisage, d’hygiène, de restauration, de transport et de logement nécessaires a toutes les personnes qui vont fréquenter le site. Ceci en ayant une pensée particulière pour l’accessibilité des personnes à mobilité réduite. Et ce du début jusqu’à la fin des hostilités. Cela vous aidera à passer à l’étape suivante en vous donnant une bonne idée de la ressource humaine et matérielle dont vous aurez besoin, mis à part celui concernant la communication et la promotion de l’événement, que nous aborderons ensuite.

Démarcher artistes et prestataires extérieurs.

Nouvelle étape importante, passionnante, mais surtout exigeante à laquelle vous ne saurez échapper est de recruter des artistes et des prestataires extérieurs. Car même si vous avez à votre disposition une équipe de bénévoles étoffée et motivée, vous aurez besoin de compétences spécifiques que vous ne saurez remplir entièrement avec votre vivier de départ. Ne négligez cependant pas les compétences et l’expérience de vos valeureux volontaires, et faites un bilan des compétences en événementiel, sécurité, et restauration de votre base de ressource humaine. Ils pourront ainsi s’intégrer et soutenir au maximum le dispositif, le cas échéant, vous pouvez décider collectivement à qui allouer et déléguer la gestion et la responsabilité d’une partie de l’organisation.

Une fois cela établi, vous pourrez enfin prendre contact avec des artistes et intermittents pour vos spectacles et animations. Favorisez pour commencer les plus proches de votre lieu, cela réduira d’autant les frais de transport, en plus de contribuer à l’essor de l’écosystème économique et culturel local. Bien entendu, il faut que leurs univers collent au plus près de la philosophie de votre événement et du public que vous comptez attirer. Procédez dans le même esprit et avec la même méthode auprès des fournisseurs de boissons et de nourriture, ainsi que les éventuels traiteurs et agences de sécurité. Profitez en pour faire procéder à des devis longtemps en amont afin de pouvoir les modifier si besoin, en faisant baisser les couts grâce au jeu de la concurrence.

Quelques conseils sur la communication et le marketing événementiel.

À l’heure des réseaux sociaux, il faut évidemment mettre le paquet sur ces plateformes et créer des pages et des profils dédiés, que l’on approvisionnera en contenus, informations et histoires diverses pour entretenir l’attente. Il ne faut cependant pas négliger les traditionnelles campagnes d’affichage, mais en les optimisant en les réservant aux points de passages stratégiques de la zone que vous voulez impacter. Enfin, les médias traditionnels comme la presse quotidienne régionale et les stations de radios locales sont d’excellents partenaires de promotion d’événements. En échange d’un affichage sur site et éventuellement de quelques places, à mettre en jeu sur leur antenne lors de jeu et de concours, les stations de radio feront connaitre votre événement dans toute la région.